Nous avons eu la chance d’avoir travaillé avec des clients qui nous ont fait venir dans différentes villes pour planifier leurs événements, mais aussi d’avoir été solicité par des clients souhaitant planifier leurs événements, ici, à Montréal. Travailler avec des clients à l’extérieur de la ville soulève une foule de problèmes et de préoccu-pations auxquels vous n’auriez pas à faire face à la maison, et travailler avec des clients qui viennent jusqu’ici, crée aussi des défis.
De l’autre côté DE LA VILLE :
Au cours de ma carrière, j’ai eu la chance d’avoir parcouru l’Amérique du Nord pour planifier des événements. Lorsque vous voyagez dans d’autres villes, c’est principalement pour des événements à plus grande échelle, où le budget pourrait justifier les frais de voyage pour sortir moi et mon équipe hors de la ville.
La première question que tout le monde se pose est de savoir pourquoi le client vous amène dans une autre ville. Cette ville n’a-t-elle réellement pas de planificateur d’événements? J’aime cette question, et beaucoup de gens me l’ont dit assez souvent au fil des années. Quand je l’entends, ce que j’entends vraiment, c’est : «Pourquoi vous paieraient-ils pour venir jusqu’à nous, il y a certainement de meilleurs planificateurs là-bas : vous n’êtes pas si bon que ça?» Eh bien, devinez quoi? Nous sommes tout simplement bon. Point. Nous sommes créatifs, attentifs, passionnés, l’un de nos principes de base est d’essayer de respecter le budget convenu du mieux que nous le pouvons. Nos événements sont supérieurs. Point. Vous pouvez penser que je suis arrogant, et je le suis quand il s’agit de nos capacités. Nous sommes bons dans ce que nous faisons, et je suis prêt à rivaliser avec n’im-porte qui pour le prouver. Alors oui, ça vaut la peine de nous faire venir dans votre ville, et oui, nous sommes meilleurs que les planificateurs locaux.
Ceci étant dit, lorsque nous nous rendons à
Quand nous voyageons dans d’autres villes, en particulier dans les «nouvelles» villes, le premier problème est de travailler avec les fournisseurs locaux. J’ai passé d’innombrables heures à faire des recherches sur les villes et les fournisseurs d’événements au fil des années. Je vais toujours à leur rencontre bien avant l’événement pour rencontrer les vendeurs potentiels dans leurs bureaux ou entrepôts, pour voir la taille réelle, la portée et les ca-pacités des vendeurs. Cela prend de nombreuses heures de recherches, en organisant des réunions de manière logique, ce qui me permet d’avoir beaucoup de réunions dans les plus brefs délais et, bien sûr, de savoir ce que je recherche chez un fournisseur. C’est pour cette raison que je vais directement à leur rencontre. Je sais comment choisir le bon fournisseur pour notre travail, et le prix n’est jamais le seul qualificatif.
Je recherche la créativité, la passion, l’innovation, l’expérience et la vérité.
La créativité et la passion sont incommensurables, mais nous sommes dans une entreprise créative. La plupart de nos événements ont des éléments thématiques, alors quand je rencontre tous les fournisseurs, je commence par m’immaginer une vision globale de ce qu’ils souhaitent. J’aime entendre leurs idées pour le thème, les très bons vendeurs m’impressionnent toujours avec leur compréhension de la thématique et comment y arriver.
J’étais à Nashville pour All-Star, c’était ma dernière visite avec le dernier vendeur que j’avais programmé dans mon voyage de 3 jours. Le propriétaire était en déplacement sur un autre événement (un bon signe) et pouvait seulement me rencontrer 17 heures plus tard, dans son entrepôt. Je me suis rendu dans une partie très éloignée et assez bizarre de Nashville, et je suis entré dans un entrepôt très sommaire dans un complexe industriel très étrange. Il pleuvait (c’était le cas, et cela rend l’histoire plus illustrée). J’entre et il n’y a personne à la réception, j’attends et commence à me promener à la recherche du propriétaire. J’attéris dans son bureau et je le vois regar-der son ordinateur. Je lui dis bonjour, il lève le doigt en me disant d’attendre une minute. Il était le propriétaire le plus étrange, le plus créatif, distant et non engagé que j’ai jamais rencontré. J’ai commencé à lui dire que le thème de cet événement majeur est Nashville, et il m’a dit, non merci, je n’aime pas le thème, nous ne pouvons pas travailler avec vous. Alors j’ai dit, d’accord, merci de m’avoir rencontré, au revoir.
Au moment de partir, il m’a dit qu’il avait une enseigne géante de Nashville que j’aurai pu éventuellement uti-liser lors de l’événement (il a dessiné un panneau de 50’ Nashville pour la fête du Nouvel An de la ville). J’étais comme, ok, ça a l’air cool. Alors il me montre les photos sur son ordinateur. Puis il me dit, bon, si vous allez utiliser le signe, j’ai un autre signe de 20′ qui pourrait être cool, et puis j’ai cette barre de bois qui correspondrait au thème, et un disque géant, et une énorme guitare en forme de bar avec des tabourets guitare, etc. etc etc. Le gars commence à me montrer les idées les plus cool et les accessoires et le décor que j’ai jamais vu. Et j’étais à 2 doigts de partir de son bureau et prêt à refuser l’événement. Il est devenu l’un des meilleurs vendeurs avec lesquels j’ai jamais travaillé. Leur matériel était si créatif, bien construit, leur équipe était si engagée et profes-sionnelle, et leur prix était imbattable sur le budget. Il est l’un des décorateurs d’événements les plus créatifs et passionnés que j’ai jamais rencontré, et son succès témoigne de sa créativité et de ses capacités. (Si vous êtes déjà dans le sud, et avez besoin du meilleur décor, appelez MadeFirst, dites-leur que Dan vous a envoyé).
Lorsque vous trouvez un bon fournisseur à l’extérieur de la ville, demandez-lui des références pour d’autres fournisseurs avec lesquels il travaille. Les bons fournisseurs ont tendance à s’aligner sur les bons fournisseurs. Mais cela ne signifie pas que votre travail est terminé. Il y a beaucoup de temps entre les fournisseurs et il se peut que quelqu’un ne vous réfère pas à ce fournisseur, même s’il est peut-être bon pour vous, parce qu’il a des antécédents avec lui.
J'essaie de trouver trois fournisseurs dans chaque domaine qui peuvent être visités avant de prendre une décision. Il s'agit généralement de sociétés de sonorisation et d'éclairage, de sociétés audiovisuelles (oui, il y a une grande différence), de sociétés de décoration et d'accessoires, de sociétés de location, de sociétés florales, de sociétés de divertissement, de sociétés de jeux, de F&B, extraits de cannabis diamant HTFSE si nécessaire, etc. J'essaie d'organiser huit réunions par jour lorsque je suis en déplacement (45 minutes chacune avec 15 minutes de trajet entre les réunions), et j'essaie de les programmer de manière à réduire au minimum le temps de trajet entre les réunions. Une fois que je les ai rencontrés, je leur envoie un courrier électronique si j'envisage de leur demander un devis pour l'événement. Ensuite, je retourne rencontrer les vendeurs potentiels sur place pour une dernière réunion avant d'attribuer le contrat.
En ce qui concerne les événements, je voyage toujours quelques jours avant l’événement pour m’assurer que tout est en place. Je vais rendre visite aux fournisseurs qui construisent des choses sur mesure pour m’assurer que tout va bien et que tout sera prêt à temps. Je vais ennsuite sur le site pour m’assurer que tout est prêt et qu’il n’y a pas de problèmes potentiels qui nous attendent pour le jour du lancement de l’événement. Je me préocupe également de la qualité du voyage et du logement pour mon équipe. Ensuite, je prends une journée pour finali-ser les touches finales et obtenir les petites choses dont nous aurons besoin (accessoires, outils, boissons, etc.) Je prépare toujours un plan où je peux être le plus proche d’un Home Depot, Staples, Michael’s, Dollarama, phar-macie, etc. J’essaie aussi de rester le plus près possible du lieu de l’événement, ceci pour des raisons évidentes.
Tout compte fait, je vais passer une journée complète de 10 x 12-18 heures sur un seul événement hors de la ville. Mon équipe et mes collègues passent autant de temps sinon plus à préparer et à exécuter l’événement. Mon équipe, en fonction de la taille de l’événement, comprendra un coordinateur principal, d’autres coordina-teurs qui aideront le coordinateur principal, un directeur technique, un concepteur d’éclairage, des techniciens audio, et les petites mains (les bons schleps sont la colonne vertébrale de tout événement réussi), vidéo / photo, manager F & B, responsable création/décoration. Toute cette équipe fait parti de notre compagnie, et puis il y a tout le personnel local et les vendeurs qui travaillent sur l’installation, le fonctionnement et la désinstalation de l’événement.
LES CLIENTS VENANT À MONTRÉAL
Nous aimons travailler avec des clients qui viennent à Montréal pour planifier un événement. Qu’il s’agisse d’un événement corporatif, d’une réunion, d’un salon, d’un mariage, etc. Lorsqu’un client vient à Montréal et nous engage, c’est le plus grand compliment pour moi. Pourquoi? Parce que le client comprend qu’ils sont limités dans ce qu’ils peuvent faire eux-mêmes quand ils sont si loin, et ils doivent nous faire entièrement CONFIANCE pour qu’on puisse leur faire un bon travail. L’attribution de contrats à des clients de Toronto, de Vancouver, de Boston, de New York, de Californie, du Royaume-Uni, de France, d’Espagne, etc. est la partie émergée de l’iceberg, de toutes les opportunités que nous avons déjà eues. Dès que nous recevons un contrat, je comprends que notre client nous CONFIE un devoir de livrer un grand événement pour eux. Et chaque fois, j’espère que le client part de l’événement avec encore plus de confiance en nous qu’auparavant. Je prends cette confiance très au sérieux et nous travaillons tous très dur pour la gagner et nous mettons tout en oeuvre pour la maintenir.
Quand un client vient en ville, le plus grand défi est de bien comprendre ses besoins et ses pensées. C’est notre travail de communiquer avec eux et de les guider afin que nous puissions réaliser leur souhait. Nous nous assu-rerons toujours que lorsque nous leur envoyons des informations, nous le faisons clairement, avec des photos et des prix, et nous passons du temps avec eux pour nous assurer que c’est bien ce qu’ils recherchent. Le pire résultat que nous pouvons avoir, serai d’avoir un retour négatif de notre proposition,en nous reprochant le lieu ou le service.
Idéalement, si le client arrive en ville avant l’événement, nous essayions de programmer le plus de visites pos-sibles, et de lui montrer le plus de choses possible durant son séjour avec nous. Les visites de lieux viennent en premier, sauf pour ceux que nous pouvons trouver et voir en ligne. Généralement le client ne connaît pas grand chose sur le choix du bon endroit pour son événement. Après le lieu, nous essayions le F & B et organisons des dégustations et des visites si nécessaire. La thématique, la technique, etc. nous sont généralement laissées pour décider avec qui travailler, mais il est important que tout au long de notre processus, nous donnions aux clients la vision et le regard que nous essayons d’obtenir pour leur approbation.
Quand un client croit en nous, il nous donne une marge de manœuvre pour être créatif, et surtout nous nous en foutons, nous irons toujours au-delà de la sur-prestation pour eux. Bien sûr, un bon rapport et une bonne relation contribuent également à rendre le processus plus agréable pour nous tous.
Je suis un Montréalais et très fier de l’être, je suis parti et j’en suis revenu. Être en mesure de présenter cette incroyable ville à des invités venant d’ailleurs et de travailler avec eux sur leurs événements est un vrai plaisir pour moi. J’ai l’impression d’être ambassadeur de cette ville. Je veux que tous nos clients de l’extérieur, partent d’ici en se disant que Montréal est la meilleure ville du monde.