Le processus de mise en place

Une fois de plus, je suis en retard dans la rédaction de mes articles de blog. C’est parce que nous étions heureusement occupés. (Ok, jusqu’à fin janvier, le reste je n’ai aucune excuse!)

Nous venons de terminer la production de deux événements à grande échelle pour la LNH (un à Ottawa et un à Tampa en Floride) et tout un tas d’événements locaux de Noël au mois de décembre. C’était fou, amusant, dur mais c’était une excellente fin d’année.

Je suis heureux de dire que tout le monde à Eventure va bientôt arriver sur ce blog. Je pense que ce serait cool que les personnes voient différemment nos vies chez Eventure, et est les opinions des autres sur l’industrie, et sur ce que nous faisons ici.

Je voyageais à Fort Lauderdale et pendant le vol, je me suis plongé dans la rédaction de notre prochain événement à Tampa. (Je pense toujours que ces 3 heures de vol ont été les 3 heures les plus productives de ma vie)

Cette femme assise à côté de moi, a continué à regarder ce que je faisais, puis m’a dit : “je ne veux pas être impolie, et je ne dirai rien, mais je suis toujours impolie, et je ne peux pas m’en empêcher… je vais dire quelque chose” (ou quelque chose comme ça). Donc, si vous me connaissez, vous saurez que je me suis tourné vers elle et que je lui ai répondu : « je suis un organisateur d’événements et je fais une mise en page pour l’événement pour lequel je vole ». Ce qu’elle a dit : “Oh… je ne voulais pas vous interrompre”. Mais a ensuite suivi avec “Comment vous faites ça?”

Je lui ai donc dit : « Oh, vous savez, c’est grâce au résultat de mes 25 dernières années de ma vie que je peux faire ça, mais je suis sûre que je peux vous l’expliquer pour les 7 prochaines minutes qu’il nous reste ! »

Alors je me souviens que j’étais entrain de placer une table de cocktail sur un plan et elle m’a demandé « Pourquoi mets-tu ça là, comme ça ? » J’aurai dû lui dire que c’était un travail de l’élément à l’événement. Mais ce n’était pas la plus vraie des vérités, et je lui ai donc dit “Parce que ça rentre !” Tout simplement !

Donc, je ne pense pas pouvoir résumer 25 ans de carrière, mais cela m’a inspiré à réfléchir à la façon dont nous faisons cela?

Comme vous le savez, je suis un organisateur d’événements techniques et logistiques. Pas de design, de fleur, pas de gestion des couleurs pour que ça aille mieux : rien de tout ça. La seule chose que j’apprécie le plus est de prendre une page blanche et créer un événement.

Donc, la première chose est de savoir ce que l’événement a besoin, de connaître les souhaits du client, avoir connaissance du budget et du lieu pour l’événement. Dans ce cas, je ferai référence au premier événement de la LNH que nous avons fait à Ottawa pour la fête de la 100e LNH à l’aréna de la Place TD. En rencontrant le client sur le site, nous avons eu l’idée de diviser l’espace en deux. Un côté étant le côté 1917, l’autre étant le côté 2017, un hommage aux 100 ans. Cela signifiait alors que nous faisions un thème des années 1920 par rapport à un thème moderne de type club.

Une fois l’idée discutée avec le client, nous connaissons le lieu et le budget. Nous avons également discuté de certains besoins que le client souhaitait atteindre, tels que les exigences de F & B, les besoins en matière de messagerie et d’identification de la marque, ainsi que certains points forts et faux pas d’événements à éviter.

Nous sommes alors revenus et avons réfléchi à différentes idées pour répondre aux exigences et créé un tableau de bord. Les planches tendances ont mis en évidence certaines idées thématiques, meubles, décors, concepts alimentaires, etc.

Une fois que nous avons passé en revue le tableau de bord avec le client et obtenu des commentaires sur les différents éléments, les idées de menus, les idées de thèmes, etc., je peux maintenant commencer à définir les détails, la présentation et le budget détaillé.

Cet événement était fortement axé sur l’éclairage. Ce ne sont pas tous les événements où nous mettons l’accent sur l’éclairage, mais c’était une arèna (l’éclairage est important pour transformer une arèna en fête). Je savais que je voulais rester fidèle au thème et l’éclairage était très important. Du côté de 1917, je me suis contenté d’un éclairage strictement conventionnel, et du côté 2017, les lumières et les LED se déplaçaient strictement.

Cet événement a été divisé en différentes catégories dans mon esprit:

La création se faisait en 2 étapes dans 2 zones d’une extrémité à une autre de l’arèna:

1. La piste de glace serait réservée aux meubles de style nouveau et de style ancien.

2. Les bars et les stations-service seraient à l’extérieur et donc tout au bord de la piste. Toujours avec le thème ancien et nouveau (bois contre plexi). Il fallait également développer le menu pour avoir des aliments de style années 1920 comme du bœuf wellington vs bols poke pour les année 2017.

3. Divertissement sur chaque scène (style postmoderne des années 1920 et le groupe Magic! en alternance avec un DJ pour la zone 2017). Ce qui signifiait que la 1ère moitié de l’événement aurait lieu du côté de 1917 pendant que le côté 2017 était sombre. Au fil de la soirée, 1917 devient sombre pendant que 2017 devient lumineux.

4. Le mur vidéo au centre montrant des images anciennes puis des images modernes (images sur le thème du hockey, images de fête, vidéo en direct, etc.)

5. L’ancienne conception d’éclairage et la nouvelle conception d’éclairage latéral avec les besoins audio et techniques pour l’événement. (Allumer les aires de repos, les stations et les bars, éclairer les scènes, éclairer la piste de danse)

6. Éléments thématiques et décoratifs (pièces maîtresses, meubles actuels tels que les vieux autocars antiques par rapport aux salons de cuir modernes)

7. Autres divertissements (dans ce cas, photobooth sépia à l’ancienne et photobooth moderne)

La mise en page prend alors forme. Je sais que je veux mettre les scènes à chaque extrémité. Je connais les exigences techniques des musiciens (je ne savais pas que c’était le groupe Magic! à l’époque, mais j’avais anticipé un groupe connu et donc placé une scène de 40 ‘x 24’ !)

Il existe différents niveaux de CAD sur lesquels je travaille (mise en scène et drapage, mobilier, conception et éclairage des poutrelles, F & B et emplacements). Je mets généralement en place les meubles et les stations de nourriture et de boisson. Je sais quels meubles nous proposons, et maintenant la question est de savoir où se trouve le meilleur emplacement. Les bars viennent, ensuite les stations de restauration, puis les sièges. Une fois que nous décidons comment tout cela est positionné, je peux travailler l’éclairage pour m’assurer que chaque éclairage est une position attitrée afin qu’il puisse faire son travail. Je veux aussi créer des effets de lumière sympas, donc nous travaillons chaque déplacement de lumière. (Dans ce cas, le point culminant était un lustre composé de 3 ponts circulaires de différentes tailles).

Cependant, je dois garder à l’esprit que les invités doivent entrer facilement, je garde à l’esprit le code de sécurité incendie, l’accès aux toilettes, être capable de passer d’un côté à l’autre de l’événement (par exemple s’il y a une file d’attente au bar, j’ai assez d’espace pour laisser passer les gens et ne pas me coincer parce que je mets des meubles dans le chemin)

Nous devons également penser à l’entrée des artistes, à l’aménagement de l’arrière-scène, à la sécurité et à la prise de tickets, aux arrêts de bus ou aux besoins de voiturier ou de stationnement, à l’accessibilité aux handicaps. Ensuite, du point de vue technique, nous savons où se trouve la puissance, comment fonctionne le câblage, ce qui ne gêne pas le montage (même si la structure des lumières est cool, puis-je l’accrocher, est-ce sûr? peser moins que la charge maximale?), exigences en matière de vidéo (projection avant / arrière, distance suffisante ou objectifs requis, murs de DEL et gréement par rapport à la proximité des invités, emplacements des caméras, contenu vidéo, etc.)

Je peux continuer sur les détails, mais le fait est de savoir comment passer d’un fichier AutoCAD vierge à un design complet. Il y a beaucoup à penser, mais plus vous le faites, plus cela devient une seconde nature. Ensuite, bien sûr, il y a des révisions à faire, en fonction du client, du lieu, du chef des pompiers, de la police et d’autres facteurs qui interviennent dans le processus de planification.

Si vous avez réussi à lire mon article, et à venir jusque dans cet rubrique blog (je pense que nous sommes à 8 articles maintenant), il ne vous reste plus qu’à m’envoyer des idées sur lesquelles je pourrais parler !

A bientôt !!