Planification d’événement : à faire ou à ne pas faire !

La planification d’un événement n’est pas une tâche facile. Il y a des traiteurs à louer, des menus à faire, de la vaisselle à louer et surtout, des hôtes à apaiser. En tant qu’organisateur d’événements, il est important de maintenir un certain professionnalisme lors de la planification d’une fête. Il y a des règles non écrites que chaque coordinateur d’événements doit suivre pour organiser un événement. Voici quelques-unes des choses les plus importantes à faire lors de la planification d’un grand événement.

À FAIRE :

Budget soigneux.
La plupart des organisateurs d’événements ont un montant d’argent fixe qu’ils peuvent consacrer à une fête. Il est important de respecter ce budget et la meilleure façon de le faire est d’allouer de l’argent pour des articles essentiels tels que la location de salle, la restauration et le matériel audio. En établissant un budget solide, vous vous assurez de ne pas trop dépenser dans un domaine et d’en négliger un autre.

Restez à l’heure.
La création d’un calendrier est importante pour définir un budget dès le début du processus de planification. Les coordinateurs d’événements doivent élaborer un plan quotidien décrivant ce qu’ils prévoient d’accomplir et s’efforcer de respecter ce calendrier. C’est une bonne idée de laisser un peu de marge de manœuvre pour les réservations urgentes si les choses ne se passent pas comme prévu.

Votre équipe.
Souvent, les organisateurs d’événements ne travaillent pas seuls. Ceux qui travaillent en tant que chef d’équipe doivent s’assurer qu’ils sont un suffisamment grand nombre de créatif, de travailleur et qu’ils sont fiables. Choisir le bon comité de planification des événements est l’une des clés de la réussite de tout événement.

À NE PAS FAIRE :

Se submerger.
Il est important de ne pas essayer de tout faire vous-même, car cela ne conduit qu’à un stresse inutile et à une mauvaise performance professionnelle. Au lieu de faire de la micro-gestion, les coordinateurs d’événements doivent faire confiance à leur équipe pour prendre en charge une partie des tâches lourdes. Vous devez également garder à l’esprit que même lorsque vous donnez un événement, vous ne pouvez toujours pas plaire à tout le monde.

Précipiter les choses.
Bien qu’il soit important de respecter le calendrier, les organisateurs d’événements doivent également faire attention à ne pas précipiter les décisions importantes telles que le choix d’un lieu ou d’une entreprise de restauration. Au lieu de choisir la première option disponible, prenez le temps de rechercher des choix locaux afin de trouver le meilleur service au prix le plus bas.

Oubliez la paperasse.
C’est une bonne idée pour les coordinateurs d’événements de s’assurer de sauvegarder tous les documents. Vous devez faire des copies de tous les contrats avec vos clients et demander des confirmations à tous les fournisseurs et services que vous embauchez. C’est aussi une bonne idée de conserver les reçus à des fins de budgétisation.

Lors de la planification d’une fête, il existe des règles importantes à suivre et des erreurs communes à éviter pour que votre événement soit un succès. Se familiariser avec ces règles non écrites peut vous aider à donner vie à une soirée parfaite !

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