Responsabilité et négligence

Le deuxième article de ce blog traite d’un problème auquel nous devons régulièrement faire face dans le secteur de l’évènementiel. La responsabilité. Qu’est ce que cela veut dire ? La négligence. A qui la faute ? Indigestion, conduite en état d’ivresse, panne de courant, matériel défectueux, la vie et la mort, etc.

L’année dernière j’ai enseigné une matière intitulée Event Risk Management, et si vous demandez à mes élèves, ils vous diront à quel point je suis concerné par le problème de la responsabilité en évènementiel.

Premièrement, qu’est- ce que cela veut bien vouloir dire ? Je ne suis pas avocat, mais certains disent que j’aurais du l’être. Et je vous le garantis, je ne parle pas de responsabilité au sens strictement juridique, en terme de pré-cèdent, ou même tout autre terme légal auquel vous pouvez penser. Je suis un coordonnateur en évènementiel, et ce dont je suis certain c’est que nous sommes responsables avant tout de la sécurité de chaque client et invité à chaque évènement dont nous nous occupons. Si l’un des invités tombe malade, se blesse, ou décède durant l’un de vos évènements, vous serez impliqué dans le processus juridique. Vous serez remis en question et blâmé si vous avez fait preuve de négligence.

Qu’est ce que la négligence ? Voici la définition : manque de soin ou d’attention pouvant causer des dommages ou des blessures à un tiers. Qu’est ce que la négligence grave ? Il s’agit de faire preuve de négligence de façon consciente et intentionnelle, pouvant blesser des personnes ou endommager des biens alors que cela aurait pu être évité. La négligence grave est considérée comme extrême par rapport à la négligence ordinaire.

Par exemple, vous êtes coordinnateur d’évènements et vous engagez une entreprise pour gérer l’éclairage. Vous faites preuve de négligence si vous ne vous assurez pas que l’entreprise utilise le matériel adéquat. En revanche, savoir que l’entreprise n’utilise pas le matériel approprié dans les règles, et accepter de collaborer avec eux mal-gré cela, c’est faire preuve de négligence grave.

Les coordinnateurs d’évènements ne se contentent pas de choisir les fleurs et de décider quel chargeur va avec quel centre de table (du moins les bons coordonnateurs font plus que cela). Nous devons vérifier que tous les vendeurs et fournisseurs soient dans les règles, qu’ils soient assurés et qu’ils n’aient aucun précédent condam-nable en matière de sécurité. Nous surveillons l’installation pour être sûr que tout est conforme aux normes et sécuritaire. Nous prenons toujours en considération le poids des charges à transporter, la sécurité des instal-lations électrique, l’hygiène de la nourriture, les mesures de sécurité et bien d’autres normes et protocoles que nous supervisons et respectons. Nous avons déjà vu des images désastreuses de scènes qui s’effondrent, de salles en feu, de bagarres, d’émeutes, de menaces à la bombe, de personnes conduisant en état d’ivresse, de grandes intoxications alimentaires, etc. Le coordonnateur d’évènement est la personne en charge, et par conséquent il sera le premier à être remis en question et tenu pour responsable de l’évènement. La responsabilité s’arrête là.

Tous les coordinnateurs d’évènements doivent être titulaires d’une responsabilité civile. S’ils n’en ont pas…ne les engagez pas ! Même s’ils arrivent à vous convaincre que leurs vendeurs ont une responsabilité civile et qu’ils sont couverts de cette façon, ce n’est jamais prudent, ni même vrai. S’ils font preuve de négligence, ils ont intérêt à être assurés. Pour information, en cas de négligence grave, les assurances ne prennent rien en charge, et l’on peut être accusé de crime. Iriez-vous chez un docteur qui n’est pas assuré ou autorisé à pratiquer ? Alors n’engagez pas non plus un coordonnateur d’évènement qui n’est pas couvert par les assurances.

Tous les incidents ne sont pas non plus une question de vie ou de mort. Certains incidents peuvent être consi-dérés comme dommageable ou nuisible aux yeux du client. La question qui se pose alors est la suivante : qui est responsable ? Est-ce raisonnable si un traiteur sert un plat et que le client n’aime pas le goût de la nourriture et refuse de payer ? Le traiteur peut-il être tenu pour responsable pour les goûts et les préférences du client ? Quelles sont les règles ? Qui décide ce qui est nuisible, négligent ou légitime ?

Nous avons une politique de conduite à laquelle nous ne dérogeons jamais, quelles que soient les circonstances.

Laissez moi vous expliquer pourquoi. Nous réclamons un dépôt de 50% à la signature du contrat. Ainsi nous sommes certains de pouvoir payer tous les vendeurs et tous les produits nécessaires pour l’évènement. Nous réclamons ensuite le reste du paiement le jour de l’évènement, une fois la mise en place terminée mais avant que l’évènement ne commence. De cette façon nous sommes sûrs que le client ne dispose pas d’un moyen de pression quel que soient ses raisons. La plupart des clients sont honnêtes et de bonne volonté. Ils règlent le paie-ment avec plaisir et nous remercient. Mais une minorité de clients se sert de n’importe quelle excuse possible pour éviter de payer ou obtenir un crédit. Il est nécessaire de recevoir l’intégralité du paiement car il devient ensuite difficile de réclamer la totalité de la dette. Selon moi, si les intentions de nos clients sont honnêtes et s’ils nous engagent en toute confiance pour offrir un parfait événement, ils ne devraient pas hésiter à régler la somme convenue. Ils doivent également pouvoir nous faire suffisamment confiance pour savoir que si un in-cident nécessitant un remboursement survient, alors nous rembourserons la somme avec la même confiance et honnêteté.

Cela m’amène à discuter d’un récent incident qui est source de débats dans l’évènementiel. Poser la question à n’importe quelle compagnie de location, et ils vous diront à l’unanimité jusqu’à quel point ils engagent leur responsabilité. Si par exemple vous louez un four et qu’il ne fonctionne pas, toute la nourriture lors de l’évène-ment sera froide et le client exigera le remboursement total de la nourriture. La compagnie d’assurance est-elle responsable ? La question qui se pose alors est celle de la négligence et de la responsabilité. Plus précisément, le traiteur a-t-il vérifié le bon fonctionnement du four une fois livré ? A-t-illaissé suffisamment de temps à la compagnie de location pour remplacer ou réparer le four ? S’agissait-il d’une panne de courant, d’une mauvaise installation du four ou bien d’un manque de gaz ? La compagnie de location savait-elle que le four était défec-tueux et a choisi de le livrer quand même ? Ce four avait-il déjà eu des pièces défectueuses que la compagnie de location n’a pas prises en compte ? Voici la différence entre la négligence de la part du traiteur et la négligence de la part de la compagnie. Et dans les deux cas, il est très difficile de prouver qui est le véritable responsable.

Nous avons récemment eu le cas d’un bar que nous avions loué qui s’est effondré lors d’un évènement. L’ef-fondrement était du au mauvais design du bar. Il y avait déjà eu des précédents avec le même type de bar et la compagnie avait eu suffisamment de temps pour régler le problème mais ne l’a pas fait. L’effondrement du bar a entrainé une perte d’alcool, à causé beaucoup d’embarras aussi bien pour les personnes travaillant au bar que pour le client, et a également entrainé une perte de temps suite au réparations et au remplacement des produits endommagés. A ne pas oublier : la compagnie nous avait assuré que le problème avait été réglé. Et bien cet effondrement était en réalité un cas de négligence grave dont la compagnie était responsable. Même si le coût de la location du bar était de 300 $ environ, le coût des dommages s’élevait à plus de 4 000 $. La compagnie de location affirmait que les dommages n’incluaient que le prix de location du bar alors que d’après nous les dom-mages résultaient d’une grave négligence de leur part et s’élevait donc à bien plus. Au cours du procès, il a été confirmé que la compagnie de location était responsable pour l’ensemble des dommages.

Petite parenthèse, il est honteux que la compagnie de location ait refusé d’assumer sa responsabilité et d’ac-cepter l’incident pour ce qu’il était. Pendant des années, cet incident a entrainé une perte de profits et une mauvaise réputation, pour rien. J’espère que nous pourrons aller de l’avant et collaborer à nouveau, lorsqu’ils auront réalisé que nous n’avons pas essayé de tirer profit de la situation comme l’ont proclamé certaines ru-meurs mensongères.

Il ne s’agissait pas d’un incident majeur et il n’y pas eu de plus grandes répercussions. Que ce serait-il passer si l’équipement était tombé sur quelqu’un et lui avait cassé la jambe ? Quel aurait été le vrai problème, les 4 000 $ dollars de dommages ou bien une situation plus sérieuse et plus compliquée ? Si cette situation avait eu lieu aux Etats Unis, sachant à quel point ils peuvent être litigieux, les dommages auraient été beaucoup plus sérieux et dispendieux.

Rappelez vous, tous les coordonnateurs, les vendeurs, les fournisseurs, les salles et autres services ou produits doivent être dûment cautionnés et assurés. Des professionnels compétents et expérimentés valent bien leur prix. Si vous employez du personnel moins cher pour économiser quelques centaines de dollars et que les choses tournent mal, vous le regretterez indéfiniment.

A tous les coordonnateurs d’événement : Souscrivez une assurance quel que soit le prix (que ce soit une assu-rance annuelle ou bien une pour chaque évènement) et assurez vous que tous les vendeurs avec lesquels vous travaillez soient à jour dans leurs assurance. Prenez le temps d’assimiler les protocoles de sécurité associés à chaque vendeur, qu’il s’agisse de la production de la nourriture, de la consommation d’alcool ou de la préven-tion des incendies. Collaborer avec des professionnels (commissaires des incendies, commissaires de police, professionnels de la sécurité, de la santé, ingénieurs, électriciens, techniciens, etc.) et rappelez-vous, ce sont eux qui prennent les décisions, même si elles interfèrent avec votre planning ou votre décoration.

Un dernier mot sur le sujet : l’alcool. Vous avez la responsabilité de vous assurer que tous les invités rentrent chez eux sains et saufs. Il est de votre responsabilité d’intervenir si une personne a largement dépassé le stade de l’ivresse et cela n’implique pas pour autant que vous aurez « casser l’ambiance ». Employer des barmans expé-rimentés et responsables est un atout. Assurer la sécurité est nécessaire si vous servez de l’alcool. Assurez vous que les valets de parking ne remettent pas la voiture à une personne totalement ivre. Assurez vous que des taxis, le service de raccompagnement Nez rouge, ou tout autre moyen de transport soit facilement accessible pour les invités en état d’ébriété. Faites en sorte qu’ils rentrent chez eux de façon sécurisée, même s’ils vous affirment qu’ils ne sont pas ivres. Faites leur passer un éthylotest si besoin pour leur prouver qu’ils ne sont pas en état de conduire. S’ils insistent et que vous n’arrivez pas à les en empêcher, appeler immédiatement la police. Mais la règle la plus importante de toutes, c’est de ne JAMAIS boire lors d’un évènement. JAMAIS. Même un seul verre est inapproprié. Pourquoi ? Et bien si vous faites preuve de négligence lors de l’évènement et que quelqu’un vous a vu boire, dans un tribunal vous serez automatiquement accusé de négligence grave. Et cela est valable pour tout le personnel travaillant au bar. Ils ne sont pas autorisés à consommer de l’alcool lors des évènements, même s’ils ont moins de fun.

Enfin, avant de vous lancer, s’il y a quelque chose que vous ignorez, prenez le temps d’apprendre.

Dan